Ni fick utmärkelsen Årets arkiv 2010, speciellt för hur ni framgångsrikt och långsiktigt säkrat digitala långtidslösningar. Vad finns i era arkiv?
– Vi arkiverar på begäran all typ av information som produceras i landstingets regi. Det rör sig bland annat om sjukjournaler och protokoll från landstingsfullmäktiges sammanträden.
– Och att arkivera pappersmaterial är idag förhållandevis enkelt och något som många fler än vi är duktiga på. Vi har pappersmaterial sedan 1700-talet i vårt arkiv - vi vet hur det ska förvaras för att hålla. Den stora utmaningen är idag det digitala materialet. Hur ska vi kunna garantera att det bibehålls lika länge? Och i format som verkligen går att öppna och använda när tiden går.
Hur länge ska ni behålla informationen ni samlar in?
– Vårt uppdrag är att bevara informationen för all framtid. Problemet är inte att hantera eller lagra informationen som kommer in idag, det finns det många olika tekniska lösningar färdiga för. Det svåra är istället hur vi ska hantera den om fem år, om tio år, och så vidare, när tekniken förändras så snabbt.
Hur många megabyte samlar ni in per dag?
– Vi räknar hellre antalet poster än i megabyte, där en post till exempel kan vara en hel patientjournal, eller textinformation plus bilder eller video, som är kopplat till en viss patient. Just nu har vi cirka 120 miljoner poster vilket motsvara ett antal terabyte. Lagringsmässigt har vi redan sprängt den gräns vi trodde skulle ta oss tio år att nå – bara efter två år!
Hur snabbt kan ni få tag en fil ni har arkiverad?
– Lagringen sker i olika nivåer, från färsk patientinformation till vårt allra äldsta material. Tillgången till de olika nivåerna regleras av lagstiftning, bland annat arkivdatalagen och patientdatalagen. Beroende av vilken information du söker kan du få tillgång till den på allt från någon sekund till någon dag om en sekretessbedömning behöver ske innan.
Idag tänker många på riskerna med digital information, virus och annat, hur arbetar ni med det?
– Naturligtvis har vi noga utvärderat riskerna mycket noga. Till exempel finns informationen spridd på flera fysiska platser än bara här. Genom att vi bara arkiverar själva informationen ser vi heller inte att den drabbas av virus eller liknande. Vi är även mycket uppmärksamma på att all överföring av information krypteras med tanke på sekretessen som vi står under.
Vad ska ni göra med prischecken på 20 000 kronor?
– Troligtvis kommer vi att använda pengarna till en studieresa till förra årets pristagare. Allt för att lära oss mer om deras lösning och kunna förbättra vår ytterligare.